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總 務 處

分類號

類目名稱

內容描述

保存年限

清理處置

基準項目編號

備註

04

 

 

總務類

 

 

 

 

 

 

01

 

法規

 

 

 

 

 

 

 

01

內部規章

本校訂定、修正與總務有關之行政規則及法制作業過程等相關文件

永久

機關永久保存

061301-1

 

 

 

02

他機關法規

他機關制(訂)定、修正與總務有關之法律、命令、行政規則、解釋令(函)、法令研修意見徵詢及宣導相關文件

5

依規定程序銷毀

061301-2 051301-3

 

 

02

 

事務管理

 

 

 

 

 

 

 

01

查核金額以上採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之查核金額以上採購文件

20

依規定程序銷毀

060702

驗收程序者,保存年限自全部驗收之日起算;無驗收程序者,保存年限自最後付款之日起算

 

 

02

公告金額以上採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之公告金額以上採購文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

03

未達公告金額採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之未達公告金額之採購文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

04

小額採購

本校10萬元以下金額之採購等相關文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

05

採購爭議

辦理採購爭議(含司法訴訟、訴願、仲裁、調解等)相關文件

20

屆期後鑑定

060707

司法裁判書、訴願決定書、仲裁判決書、調解書籍審議判斷書之保存年限自收受送達之日起算

 

 

06

技工工友重要人事管理

本校技工工友進用、考績及退休(職)金、撫恤金、撫慰金之審(核)定與給與等相關文件

50

屆期後鑑定

040407 040502 041201-1 041204 041202-2

涉終身請領月撫慰金、年撫恤金者,應審酌個案需要延長保存年限

 

 

07

技工工友一般人事管理

辦理本校技工工友一般差勤管理、平時考核、一般獎懲、勞保、全民健保、績優技工工友選拔及表揚等相關文件

10

依規定程序銷毀

040702 040503 040505 041102 041103 040510

 

 

 

08

駐衛警管理

本校駐衛警差勤、調動等管理相關文件

5

依規定程序銷毀

 

 

 

 

09

自動販賣機及公務車輛

本校自動販賣機租用;公務車輛肇事處理、使用及維護、檢驗等相關文件

5

依規定程序銷毀

 

公務車輛肇事處理之保存年限自善後處理完畢之日起算

 

 

10

員生消費合作社

有關員生消費合作社合約簽訂、營運、督導等管理相關文件

5

依規定程序銷毀

 

 

 

 

99

其他

辦理及收受他機關有關事務管理一般性、周知性相關文件

3

依規定程序銷毀

 

 

 

03

 

出納管理

 

 

 

 

 

 

 

01

貸款及扣款

辦理銀行貸款、扣款業務等相關文件

7

依規定程序銷毀

060801

 

 

 

99

其他

本校與銀行往來存款、印鑑更換等處理及辦理或收受他機關有關出納管理一般性、周知性相關文件

3

依規定程序銷毀

 

 

 

04

 

財產管理

 

 

 

 

 

 

 

01

動產管理

本校辦理動產取得(含撥入、受贈、購置、孳生、接管、其他)、登記、減損(含撥出、報廢、贈與、移交、損失、遭竊、其他)等紀錄及相關文件

10

依規定程序銷毀

060901-1

保存年限自管理機關完成減損程序後起算

 

 

02

不動產管理

本校辦理不動產產權取得(來源含接收、徵收、購置、撥入、受贈、新登錄、沒收、接管、接收、出資、其他)、設定、登記、權屬確定及減損(含出售、撥出、報廢、贈與、移交、毀損、其他)等紀錄及相關文件

永久

機關永久保存

060902-1

保存年限自契約屆滿之日起算

 

 

99

其他

辦理及收受他機關有關財產管理一般性、周知性相關文件

5

依規定程序銷毀

 

 

 

05

 

營繕工程

 

 

 

 

 

 

 

01

營繕工程查核金額以上採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之查核金額以上工程文件

20

依規定程序銷毀

060702

含驗收程序者,保存年限自全部驗收之日起算,無驗收程序者,保存年限自最後付款之日起算

 

 

02

公告金額以上未達查核金額採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之公告金額以上工程文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

03

營繕工程未達公告金額採購

本校自開始計畫至廠商完成契約責任期間所產生之未達公告金額之工程文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

04

營繕工程小額採購

本校10萬元以下金額之採購等相關文件

10

依規定程序銷毀

060702

 

 

05

採購爭議

辦理採購爭議(含司法訴訟、訴願、仲裁、調解等)相關文件

20

屆期後鑑定

060707

司法裁判書、訴願決定書、仲裁判決書、調解書籍審議判斷書之保存年限自收受送達之日起算

 

 

99

其他

辦理及收受他機關有關營繕工程採購一般性、周知性相關文件

3

依規定程序銷毀

 

 

 

06

 

環安管理

 

 

 

 

 

 

 

01

校園環境管理

本校水污染、空氣污染、噪音管制處理與定期檢測申報及綠色採購等相關文件

10

依規定程序銷毀

 

 

 

 

02

勞工安全管理

本校實驗室安全衛生管理、自動檢查、危害通識等相關文件

10

依規定程序銷毀

 

 

 

 

03

消防安全管理

本校消防安全檢查、演練及各類災害防範、疏散與應變作業等相關文件

10

依規定程序銷毀

 

 

 

 

04

節約能源管理

本校能源管理委員會會議召開、節能自主管理、節能觀摩活動舉辦及補助申請等相關文件

10

依規定程序銷毀

 

 

 

 

99

其他

辦理及收受他機關有關環境保護與安全業務一般性、周知性相關文件

3

依規定程序銷毀

 

 

 

07

 

文書與檔案管理

 

 

 

 

 

 

 

01

公文電子化業務

辦理本校公文檔案管理系統管理及維護;推動線上簽核作業及節能減紙措施等相關文件

10

依規定程序銷毀

 

 

 

 

02

印信啟用及製換發

本校印信申請、啟用、製換發、繳銷及印模單等相關文件

永久

機關永久保存

060504-1

 

 

 

03

用印管理

本校用印申請等相關文件

3

依規定程序銷毀

060504-3

 

 

 

04

檔案分類及保存年限區分表

本校編(修)訂檔案分類及保存年限區分表相關文件

永久

機關永久保存

 

 

 

 

05

一般檔案管理

本校目錄彙送、檔案點收、立案編目、檔案保存修護、庫房管理及檔案檢調應用等相關文件

3

依規定程序銷毀

060601 060602 060606-2

 

 

 

06

檔案清理

本校檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉目錄及其核准相關文件

永久

機關永久保存

060604-1

 

 

 

07

檔案鑑定、清查及銷毀執行

本校辦理檔案保存價值鑑定之會議、鑑定報告、鑑定分析;清查計畫研訂及其報告;執行檔案銷毀等相關文件

20

依規定程序銷毀

060505 060604-3

辦理檔案銷毀、移轉及區分表編訂所撰擬之鑑定報告,應永久保存

 

 

99

其他

辦理及收受他機關有關文書檔案管理一般性、周知性相關文件

3

依規定程序銷毀